۱- درخواست خرید: که یا از طرف واحد مهندسی یک شرکت به واحد بازرگانی ابلاغ می شود یا یک بازرگان مستقلا به امر واردات اقدام می کند.
۲- منبع یابی: با توجه به نوع کالایی که می خواهیم وارد کنیم باید بدنبال فروشندگان و یا تولیدکنندگان آن محصول در خارج از کشور بگردیم که از روشهای مختلفی صورت می گیرد ۱- بررسی خریدهای قبلی و مشابه خودمان یا شرکت های همکار ۲- از طریق جستجو در اینترنت ۳- استعلام از اتاقهای بازرگانی
۳- ارسال سفارش خرید/ استعلام: معمولا به صورت کتبی از فروشنده استعلام می گردد که ممکن است استعلام مستقیم باشد و یا مناقصه برگزار شود. که در این استعلام نوع - تعداد - نحوه حمل و سایر موارد بازرگانی مورد درخواست از فروشنده ذکر می گردد.
۴- دریافت پیش فاکتور: پس از دریافت پیش فاکتور از فروشنده موارد بازرگانی- قیمت و موارد فنی بررسی و تائید میگردد (در صورت نیاز به اخذ تائیدیه از کارشناس فنی).
۵- تائید فنی: در صورت نیاز به تائید فنی مشخصات محصول باید از طرف کارشناس مربوطه تائيد شود.
۶- تامين وجه: درصورتي كه خريد ديداري (نقدی) است كل مبلغ مذكور جهت واريز به حساب فروشنده توسط واحد مالي تامين مي‌شود و در صورتي كه خريد از طريق اعتبار اسنادي است مبلغ به اندازه مبلغ پيش پرداخت تامين مي‌گردد. (معمولا ۱۰ درصد مي‌باشد) و مابقی مبلغ باید تا قبل از تاریخ معامله اسناد به بانک پرداخت گردد.
۷- عمليات ثبت سفارش بازرگاني: كالا بايد جهت ورود به كشور مجوز ورود داشته باشد كه اين مجوز با ممهور شدن فرم هاي پر شده ثبت سفارش و دريافت كد ۸ رقمي صورت مي‌پذيرد.
۸- عقد قرارداد بیمه نامه حمل: با توجه به اینکه در کلیه ترم های خرید اینکوترمز عقد قرارداد بیمه حمل و هزینه آن با خریدار است و همچنین بیمه نامه یکی از الزامات درخواستی برای گشایش اعتبار اسنادی است. لذا خریدار باید از یکی از شرکت های بیمه ایرانی بیمه نامه حمل کالای خود را دریافت کند.
۹- عملیات بانکی: با توجه به نوع پرداخت خریدار با مراجعه به بانک درخواست کتبی پرداخت مستقیم به فروشنده و یا درخواست گشایش اعتبار می نماید.
۱۰- عقد قرارداد حمل و بازرسی: با توجه به ترم تحویل کالا و نیاز به بازرسی٬ خریدار همزمان با عملیات بانکی از شرکت های حمل و بازرسی استعلام قیمت کرده و پیرو آن اقدام به عقد قرارداد می نماید.
۱۱- سفارش ساخت/ارسال: بعد از دریافت سوئیفت از بانک مبنی بر ارسال وجه به فروشنده٬ خریدار سوئیفت مربوطه را همراه با درخواست ساخت یا ارسال (کتبی) به فروشنده ارسال می کند.
۱۲- ساخت و ارسال: فروشنده می تواند تا دریافت ابلاغیه از بانک منتظر بماند ولی معمولا روی حسن نیت شروع به ساخت یا ارسال می نماید. و کالا را در محل مذکور تحویل به شرکت حمل می دهد.
۱۳- تحویل اسناد حمل: فروشنده بعد از دریافت بارنامه صادر شده توسط شرکت حمل همراه با سایر اسناد حمل به بانک خود مراجعه و مبلغ درخواستی در اعتبار را درخواست می نماید. و بانک در صورت عدم مغایرت اسناد با متن اعتبار اسنادی موظف به پرداخت می باشد.
۱۴- نظارت برحمل: فروشنده بعد از دریافت بارنامه کپی بارنامه را به خریدار ارسال میکند تا خریدار ضمن اطلاع بر نحوه حمل و زمان آن نظارت می کند.
۱۵- تحویل کالا به گمرک: حمل کننده کالا را به گمرک تحویل می دهد و از گمرک قبض انبار دریافت می کند قبض انبار در دست حمل کننده باقی می ماند تا خریدار هزینه حمل را به شرکت حمل بپردازد. همچنین گمرک اعلامیه ای مبنی بر ورود کالا به آدرس خریدار ارسال می کند.
۱۶- ترخیص از گمرک: علاوه بر قبض انبار گمرک خریدار جهت ترخیص کالا از گمرک نیاز به مدارک حمل دارد که برای گرفتن مدارک حمل به بانک مراجعه کرده و مدارک را در قبال تسویه کل مبلغ اعتبار و کارمزد مربوطه دریافت می کند.
شروع عملیات بازرگانی
عمليات ثبت سفارش در وزارت بازرگاني
برای ورود کلیه کالاها (بجز بعضی از کالا هایی که ذکر آن در کتاب مقررات صادرات و واردات هر سال چاپ می گردد. مثل کالای همراه مسافر و کالاهای مورد مبادله در مناطق مرزنشین) باید مجوز وزارت بازرگانی اخذ گردد. فرمهای ثبت سفارش در وزارت بازرگانی وقتی ممهور به مهر بیضی شکل می گردد بمعنی مجوز ورود تلقی می گردد:
مدارک زیر جهت ثبت سفارش در وزارت بازرگانی الزامی است.
۱- کارت عضویت: جهت عضویت در اداره ثبت سفارش نیاز به داشتن کارت بازرگانی و واریز مبلغی به حساب آن اداره می باشد.
۲- فرم های پرشده ثبت سفارش با تایپ ماشینی ۵ نسخه (۳ نسخه در صورت خرید بدون انتقال ارز)
۳- دو نسخه پرفورما: که یک نسخه از آن باید اصل باشد٬ و موارد الزامی هر پرفورما رعایت شده باشد.
۴- کاتالوگ مشخصات محصول: در صورت نیاز کارشناس مربوطه اداره ثبت سفارش باید کاتالوگ محصول به پیش فاکتور ضمیمه گردد.
۵- مجوز سازمان مربوطه در صورت نیاز: طبق کتاب مقررات صادرات و واردات کلیه اقلامی که نیاز به اخذ مجوز از وزارتخانه ای را دارند از عدد یک تا نه مشخص گردیده که هر عدد بیانگر وزارت خانه خاص می باشد. و عدم درج عدد و یا صفر بودن نشان دهنده مجاز بودن کالا می باشد.
مواردی که باید در یک پیش فاکتور Performa Invoice لحاظ گردد.
۱- نام شركت توليد كننده يا فروشنده و شماره تلفن
۲- مهر و امضاي شركت فروشنده
۳- نام كامل شركت خريدار
۴- كشور و آدرس شركت فروشنده
۵- تاريخ صدور پرفورما و اعتبار پيشنهاد
۶- مدت زمان ساخت و حمل محموله
۷- شرح كالاي مورد نظر و واحد شمارش
۸- قيمت واحد و كل
۹- نحوه پرداخت مبلغ و شماره حساب فروشنده
۱۰- كد تعرفه گمركي مذكور در مقررات صادرات و واردات (سيستم هماهنگ شده)
۱۱- ترم تحويل كالا
۱۲- محل بارگيري
۱۳- شماره و نوع استاندارد بين المللي در صورت نياز.
۱۴- موارد مربوط به بازرسي
۱۵- مدت ضمانت محصول
16- درج شماره استاندارد
اسناد حمل Shipping Documents
اسناد حمل شامل مدارک زیر است:
۱- گواهي مبداء Certificate of Origin سندي است كه توسط اتاق بازرگاني كشور فروشنده صادر مي‌شود و دلالت بر اين دارد كه كالا در كشور طرف فروشنده ساخته شده و معمولا از فروشنده درخواست مي‌گردد گواهي مبدا توسط سفارت يا كنسول كشور خريدار تائيد گردد.
۲- گواهي بازرسي Inspection Certificate: اين گواهي بيان مي دارد كه كالا از لحاظ كمي، كيفي و بسته بندي با شرايط موجود در پرفورما مطابقت دارد كه به اين گواهي، (Verification Of Conformity) VOC
گواهي تطبیق گفته مي‌شود
۳- ليست عدل‌بندي Packing List: ليستي است كه تعداد بسته‌ها، مقدار يا تعداد و واحد كالاي موجود در بسته‌بندي‌هاي آماده براي بارگيري را مشخص مي‌كند.
۴- پیش فاکتور Performa Invoice: پیشنهاد فروشی است كه موارد بازرگاني در آن لحاظ گرديده و با نسخه نهايي پیش فاکتور كه مورد توافق طرفين است ثبت سفارش انجام مي‌شود و بعنوان قرارداد بين خريدار و فروشنده تلقي مي‌گردد.
۵- بارنامه Bill of Lading: سندی است که توسط شرکت حمل صادر می شود٬ و اگر به نام هر کسی پشت نویسی شود صاحب کالا شناخته می شود.
۶- کرایه نامه Freight Invoice: عبارت از سندي است كه نشان دهنده پرداخت كرايه حمل كالا توسط فروشنده مي‌باشد. که یا پیش‌کرایه شده است Prepaid و يا پس‌كرايه Collect خواهد شد.
در ترمهاي CFR يا C&F و CIF ،DAF ،CPT،CIP ،DDU ،DDP ،DES ،DEQ همچنانكه در بارنامه نيز قيد گرديده كرايه پيش‌كرايه Prepaid شده است.