مراحل ثبت سفارش
1. اخذ پروفرما (proforma) از شرکت فروشنده.
2. مراجعه به معاونت بازرگانی خارجی جهت تکمیل فرم ثبت سفارش.
3. اخذ مجوز و ورود طبق جدول مقررات صادرات و واردات از سازمان‌های مربوط.
4. مراجعه به شرکت بیمه و اخذ بیمه‌نامه.
5. ثبت سفارش در بانک واسطه معامله.
به منظور ثبت سفارش کالا در بانک، پس از تکمیل فرم تقاضا برای گشایش اعتبار بانضمام فرم بانکی و پروفرما بیمه‌نامه و اجازه‌نامه نسبت به پرداخت حق ثبت سفارش اقدام می‌نماییم. میزان حق ثبت سفارش به موجب قانون بودجه معین می‌گردد.
پروفرما
واردکنندگان پس از مطالعه مقررات و آیین‌نامه و بخشنامه‌های مربوط به ورود کالا و کسب اطلاعات از سازمان‌های مربوطه و اطمینان از این که به کالای مورد نظر اجازه ورود خواهند داد با فروشنده کالا در خارج به وسیله فاکس، تلکس یا تلفن یا نماینده او در داخل کشور تماس حاصل می‌نماید تا از شرایط فروش کالای مورد سفارش خود از قبیل بهای واحد کالا، تاریخ تحویل، تاریخ حمل و….. کسب اطلاع حاصل نماید.
مذاکره با فروشنده کالا (NEGOTIATION)
خریدار پس از مکاتبه و مذاکره با فروشنده یا نماینده او در صورت به توافق رسیدن با آنها پروفرما دریافت می‌نماید.
مطالبی که در پروفرما ذکر می‌شود:
ORIGIN: نشان می‌دهد که کالا ساخت چه کشوری است.
PAYMENT: نحوه پرداخت بهای کالا را توضیح می‌دهد.
نحوه پرداخت امکان دارد نقدی، از طریق اعتبار اسنادی یا براتی باشد.
VALIDITY: مشخص کننده این است که پروفرما تا چه تاریخی اعتبار دارد. اگر بعد از این تاریخ در بانک ثبت سفارش گردد امکان داد که فروشنده کالا، شرایط اعلام شده قبلی را قبول ننماید.
TRANSPORT: نوع وسیله حمل و نقل در این قسمت ذکر می‌گردد.
در بعضی از پروفرم‌ها اجازه داده می‌شود حمل کالا قسمت به قسمت انجام شود.
PRICE ـ قیمت کالا: گاهی قیمت کالا به صورت (C.I.F)(C.&.F)(F.O.B) ذکر می‌گردد.
انواع ثبت سفارش
ثبت سفارش واردات در قبال صادرات
واردات در قبال ارایه پروانه صادراتی معتبر صورت پذیرفته در ازای ارزش صادراتی و ممهور مهر گمرک خروجی از کشور می‌باشد اعتبار مورد قبول گمرک از تاریخ پروانه صادراتی با کوتاژ وارداتی یکسان می‌باشد.
اعتبار اسنادی مدت‌دار:
اعتباریست که بلافاصله پس از ارایه اسناد از سوی ذینفع قابل پرداخت نیست وجه آن پس از مدت تعیین شده در اعتبار پرداخت می‌گردد.
اعتبار اسنادی دیداری:
اعتباریست که طبق آن بانک ابلاغ کننده پس از رویت اسناد ارایه شده از سوی ذینفع در صورت رعایت تمامی شرایط و ضوابط اعتبار به وسیله وی وجه آن را بلافاصله می‌پردازد.
ثبت سفارش بدون انتقال ارز
ثبت سند به صورت بدون انتقال ارز به دو صورت:
الف: ۱۸ قلم کالای اعلام شده شامل پوشاک ـ پارچه ـ سیگار ـ قطعات کامپیوتر ـ قطعات خودرو و…..
ب: اجزار و قطعات منفصله مورد نیاز واحد تولیدی دارای پروانه بهره‌برداری از وزارت صنایع می‌باشد.
اعتبار اسنادی یوزانس:
ثبت سفارش براتی است. یوزانس به بیان دقیق به معنی مهلتی است که طبق عرف، در تجارت میان دو کشور برای پرداخت وجه برای برات ارزی تعیین می‌گردد. امروزه این کلمه اغلب به معنی مهلت برای هر براتی به کار می‌رود.
در عرف تجارت بین‌الملل به معنای نوعی معامله نسیه تضمین شده است از این لحاظ یوزانس گونه‌ای اعتبار اسنادی مدت‌دار Deferred Letter Of Credit به حساب می‌آید که بر خلاف اعتبار اسنادی دیداری Sight Letter Of Credit وجه اعتبار به محض ارایه اسناد حمل کالا توسط ذینفع به بانک کارگزار به وی پرداخت نمی‌شود. در اعتبار اسنادی مدت‌دار سند قابل معامله‌ای مثل برات صادر نمی‌گردد. به علاوه این گونه اعتبارها قابل معامله نیست. در صورتی که در معاملات یوزانس برات صادر می‌شود