آئين نامه مربوط به روش هاي نگهداري دفاتر واسناد ومدارك و نحوه ثبت وقايع مالي و چگونگي تنظيم صورتهاي مالي نهائي موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحي مصوب 27/11/1380 قانون مالياتهاي مستقيم
كليات:
ماده 1) مقررات اين آئين نامه شامل مؤدياني است كه در موعد مقرر در قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/1366 و اصلاحيه هاي بعدي آن ترازنامه و حساب سود وزيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سود وزيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي نمايند .
تبصره – مؤدياني در انتخاب يكي از رويه هاي حسابداري بر اساس استانداردهاي پذيرفته شده مجازند و در سالهاي بعد بايد همان رويه را اعمال نمايند. در صورتي كه به جهات مشخصي تغيير رويه داده باشند مكلفند اثرات حاصل از تغيير رويه با بر صورتهاي مالي مشخص و طي يادداشتي جداگانه به امور مالياتي تسليم نمايند .
فصل اول
مشخصات دفاتر قانوني :
ماده 2) دفاتر مشمول اين آئين نامه عبارت است از كليه دفاتر روزنامه و كل اعم از مشترك يا جدا از يكديگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هرينه ) كه قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابداري درآنها، دفاتر روزنامه و كل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالياتي ذيربط حسب مورد امضاء، پلمب و ثبت گرديده و به فارسي و با خودنويس يا خودكار تحرير شده باشد .
تبصره 1- اشتباه در شماره گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پلمب دفاتر در مراجع مذكور موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود .
تبصره 2- از پلمب خارج شدن يكي از دفاتر روزنامه يا كل موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود. مشروط بر آنكه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالياتي، اقدام به پلمب مجدد دفتر مذكور شود يا پس از بستن ذيل آخرين ثبت دفتر قبلي ادامه فعاليت در دفتر پلمب شده ديگر شده ديگر ثبت گردد .
تبصره 3- ادارات امور مالياتي موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همجنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحيه خود را به ادارات امور مالياتي مربوط ارسال نمايند .
ماده 3) مؤديان مشمول اين آئين نامه مكلفند براي هر سال مالي، فقط از دفاتر امضاء، پلمب وثبت شده ظرف يك سال قبل استفاده نمايند، مگر اينكه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نياز به دفاتر جديد باشد كه در اينصورت مجاز هستند دفاتر جديد امضا، ، پلمب و ثبت نمايند و با رعايت مقررات ماده 16 اين آئين نامه ادامه عمليات مالي را در دفاتر جديد ثبت كنند. درج تعداد ومشخصات دفاتر ماخوذه براي استفاده در هر سال مالي، در اظهارنامه مالياتي مربوط به آن سال الزامي است .
ماده 4) دفتر روزنامه دفتري است كه اشخاص حقوقي يا حقيقي كليه معاملات وساير رويدادهاي مالي و محاسباتي خود را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري و به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت نمايند .
تبصره – نگهداري دفتر روزنامه واحد براي ثبت كليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براي هر بخش از عمليات مجاز است .
ماده 5) دفتر كل دفتري است كه عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل يا كدگذاري حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت مي شود به ترتيبي كه تنظيم حساب سود وزيان و ترازنامه از آن امكان پذير باشد .
ماده 6) دفتر مشترك روزنامه وكل دفتري است كه داراي ستون هائي براي سرفصل حسابهاي متفاوت باشد، به طوري كه اشخاص حقوقي و حقيقي با ثبت و نگهداري دفتر مذكور برطبق اصول و ضوابط و استانداردهاي حسابداري، بتوانند نتايج عمليات خود را از آن استخراج و حساب سود وزيان و ترازنامه تهيه نمايند .
ماده 7) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) دفتري است كه حداقل داراي ستون هائي براي درج تاريخ، شرح معاملات، درآمد، هزينه و دارائي هاي قابل استهلاك باشد و معاملات مذكور به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به طوري كه در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلي مودي و تنظيم حساب سود زيان از آن امكان پذير باشد .
فصل دوم
ساير دفاتر، اسناد حسابداري و مدارك حساب :
ماده 8) دفتر معين دفتري است كه براي تفكيك و مجزي ساختن هر يك از حسابهاي دفتر كل برحسب مقتضيات و شرايط حساب ممكن است نگهداري شود. كارت هاي حساب اعم از آنكه بوسيله دست يا ماشين تهيه شده باشد در حكم دفاتر معين است .
ماده 9) سند حسابداري فرمي است كه در آن يك يا چند مورد از معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي به حساب هائي كه حسب مورد بدهكار يا بستانكار گرديده تجزيه مي شود و پس از امضاء مراجع ذيصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر ميباشد .
ماده 10) مدارك حساب عبارت از مستنداتي است كه بيانگر وقوع يك يا چند فعاليت يا رويداد مالي يا محاسباتي بوده و اسناد حسابداري و دفاتر بر مبناي آنها تنظيم و تحرير مي گردد .
فصل سوم
نحوه تحرير و نگهداري دفاتر قانوني :
ماده 11) مؤدياني كه دفتر روزنامه و كل نگهداري مي نمايند بايد كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي و مؤديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل (دفتر درآمد وهزينه) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاك خود را طبق مقررات اين آئين نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت كنند ولو آنكه براي نگهداري حساب ها از ماشين هاي الكترونيكي و كارت هاي حساب استفاده شود .
تبصره – در خصوص اشخاص حقوقي و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم، اشتباهات حسابداري در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
ماده 12) مؤديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل مي توانند تمام يا قسمتي از درآمد و هزينه هاي مشابه روزانه را تحت يك شماره رديف در دفتر ثبت نمايند. مشروط بر اينكه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قيد و اگر متكي به اسناد و مدارك باشد مشخصات آن را نيز در ستون مزبور درج نمايند. اقلام درآمد و هزينه و خريد وفروش دارائي هاي قابل استهلاك كه در حدود متعارف متكي به اسناد و مدارك است، مي بايست پس از ثبت در دفتر مشاغل، اسناد ومدارك مربوط به ترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي كه براي رسيدگي ماموران تشخيص ماليات قابل استفاده باشد نگهداري گردد .
ماده 13) در مواردي كه دفاتر روزنامه و كل نگهداري مي شود، كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي مربوط و در موارد نگهداري دفاتر مشاغل، درآمد ها و هزينه هاي و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاك بايد در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد .
تبصره 1- تاريخ مذكور در مدارك يا فاكتور فروش يا خريد و غيره ملاك قطعي تاخير تحرير شناخته نمي شود و هرگاه انجام و ختم اين گونه اعمال با توجه به روش و طرز كار موسسه تابع تشريفات و طي مراحلي باشد تا موضوع آماده براي ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بين تاريخ فاكتور يا مدارك و روز آماده شدن آن براي ثبت در دفتر تاخير ثبت تلقي نخواهد شد .
تبصره 2- تاخير در تحرير عمليات در صورتي كه به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخيص اداره امور مالياتي و بيش از آن به تشخيص هيات 3 نفري موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/66 و اصلاحيه هاي بعدي به قانوني بودن دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
تبصره 3- در مواردي كه دفاتر موضوع اين آئين نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني و يا به عللي خارج از اختيار مودي از دسترس مودي خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداكثر ظرف سي روز دفاتر جديد امضاء، پلمب و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت كند، تاخير ثبت عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
تبصره 4- تاخير ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديد التاسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا سي روز مجاز خواهد بود .
ماده 14) كليه عمليات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه بايد حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل نقل شود .
ماده 15) اشخاص ملزم به نگهداري دفاتر روزنامه و كل كه داراي شعبه هستند مكلفند با توجه به روش هاي حسابداري خلاشه عمليات شعبه يا شعب خود را در صورتي كه داراي دفاتر پلمب شده باشند، حداكثر تا 4 ماه پس از سال مالياتي و در غير اينصورت كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي شعبه يا شعب خود را ظرف مهلت سي روز از تاريخ وقوع در دفتر روزنامه مركز ثبت كنند .
ماده 16) امضاء و پلمب دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اينكه تا تاريخ امضاء و پلمب هيچگونه عمل مالي و پولي صورت نگرفته باشد و همچنين تاخير امضاء پلمب تاحد مجاز مقرر در تبصره هاي 3 و4 ماده 13 اين آئين نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 اين آئين نامه در مورد دفتر كل، به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
ماده 17) مؤدياني كه از سيستم هاي الكترونيكي استفاده مي نمايند، موظفند خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الكترونيكي طي هر ماه را تحت سر فصل هاي دفتر كل حداكثر تا پايان ماه بعد در دفاتر روزنامه يا مشاغل حسب مورد ثبت نمايند .
علاوه بر اين بمنظور تسهيل رسيدگي بايد دستورالعمل هاي نحوه كار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده را در اختيار ماموران رسيدگي قرار دهند. ضمناً مؤديان مذكور مكلفند هر سه ماه يكبار خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الكترونيكي را حداكثر 10 روز پس از پايان سه ماه به اداره امور مالياتي مربوطه تسليم نمايند .
فصل چهارم
چگونگي تنظيم صورت هاي مالي نهايي
ماده 18) اشخاص حقوقي و مشمولين بند (الف) ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 مكلفند صورتهاي مالي نهايي خود را با رعايت استاندارد حسابداري شماره يك كه از طرف مراجع ذيربط اعلام گرديده و از تاريخ 1/1/1380 لازم الاجرا مي باشد، تهيه و تنظيم نمايند .
تبصره – اشخاص ياد شده مكلفند صورتهاي مالي نهايي خود را براساس آخرين استاندارد حسابداري كه از طرف مراجع ذيربط اعلام مي شود، تهيه و تنظيم نمايند :
ماده 19) مشمولين بند (ب) ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 مكلفند حساب درآمد و هزينه سال مالي خود كه حداقل نشان دهنده فروش كالا، درآمد حاصل از خدمات در ستون درآمد و خريد كالا، هزينه استهلاك دارائيها و جمع ساير هزينه ها در ستون هزينه باشد را با درج نتيجه عمليات (سوديا زيان) تهيه و تنظيم نمايند .
تبصره – مؤديان ياد شده مي توانند موجودي كالاي فروش نرفته در پايان سال مالي را جزء اقلام هزينه سال خريد منظور نمايند .
فصل پنجم
موارد رد دفاتر :
ماده 20) تخلف از تكاليف مقرر در اين آئين نامه در موارد زير موجب رد دفاتر ميباشد :
1- در صورتي كه دفاتر ارائه شده از پلمب خارج شده و يا فاقد يك يا چند برگ باشد.
2- عدم ثبت يك يا چند فعاليت مالي در دفاتر به شرط احراز.
3- تراشيدن، پاك كردن و محو كردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
4- تاخير تحرير دفاتر روزنامه و مشاغل زايد بر حد مجاز مندرج در تبصره هاي 2 الي 4 ماده 13 و ماده 17 و تاخير تحرير دفتر كا زايد بر حد مجاز مندرج در ماده 14 اين آئين نامه.
5- عدم ثبت عمليات شعبه يا شعب در دفاتر مركزي طبق مقررات ماده 15 اين آئين نامه.
6- در اجراي مقررات تبصره 3 ماده 13 اين آئين نامه در مواردي كه دفاتر مزبور به ادعاي مؤدي از دسترس وي خارج شده باشد و غير اختياري بودن موضوع مورد تائيد اداره امور مالياتي ذيربط قرار نگيرد.
7- عدم ارائه دستور العمل هاي نحوه كار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده در مورد اشخاصي كه از سيستم هاي الكترونيكي استفاده مي نمايند.
8- عدم تطبيق مندرجات دفاتر قانوني يا دفتر مشاغل حسب مورد كه به شرح ماده 17 اين آئين نامه تهيه و تنظيم گرديده با اطلاعات موجود در سيستم هاي الكترونيكي، در مورد اشخاصي كه از سيستم هاي مذكور استفاده مي نمايند.
9- جاي سفيد گذاشتن بيش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء استفاده.
10-عدم ارائه يك يا چند جلد از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده نانويس.
11-درصورتي كه ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشين هاي الكترونيكي ظرف مهلت هاي مقرر در مواد 13، 14 و 17 آئين نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره هاي ماده 13) قطعي نشده باشد.
(هرگونه اصلاحات مربوط به عمليات و رويدادهاي مالي مربوط به قبل از قطعيت به قبل از قطعيت اسناد بايد در همان سال از طريق ثبت هاي حسابداري اصلاح گردد)
12-تهيه و تنظيم صورتهاي مالي بدون رعايت مقررات ماده 18 اين آئين نامه براي اشخاص حقوقي مشمولين بند الف ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380.
13-اشتباه حساب حاصل از ثبت عمليات موسسه در صورتي كه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 اين آئين نامه اقدام نشده باشد.
14-در صورتيكه مؤديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالياتهاي مستقيم استفاده ننمايد.
ماده 21) هيات سه نفري حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم، در صورتيكه با توجه به دلايل توجيهي مؤدي و نحوه تحرير دفاتر و رعايت استانداردهاي حسابداري و درجه اهميت ايرادات مطروحه از سوي اداره امور مالياتي و رعايت واقعيت امر، احراز نمايند كه ايرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللي وارد نمينمايد، ميتوانند نظر خود را مبني بر قبولي دفاتر و اسناد ومدارك اعلام نمايند .
اين آئين نامه در اجراي تبصره (2) ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 به پيشنهاد شماره 384/211 تاريخ 10/1/82 سازمان امور مالياتي كشور در پنج فصل و بيست ويك ماده و دوازده تبصره در تاريخ 10/1/82 به تصويب وزير امور اقتصادي و دارائي رسيد و مقررات آن از اول فروردين سال 82 لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقي كه سال مالي آنها با سال شمسي منطبق نباشد، در مورد سال مالي كه از 1/1/82 به بعد آغاز ميگردد جاري بوده و نسبت به سال مالي قبل از آن مفاد آئين نامه قبلي مجري ميباشد