فروشنده (صادرکننده) معمولاً پیش‌‌فاکتور را به نام سفارش‌دهنده خارجی یا نمایندگی‌های فروش خود در خارج صادر می‌کند. غالباً خریدار (واردکننده) به چنین سندی نیاز دارد تا علاوه بر ارزیابی شرایط پیشنهادی فروشنده ، بتواند برای اخذ مجوزهای لازم جهت وارد کردن آن کالا یا احتمالاً خرید ارز اقدام کند؛ اما گاه این سند می‌تواند به‌صورت دعوتنامه‌ای از خریدار برای سفارش کالا باشد. در هر صورت ، پیش‌‌فاکتورها فرم واحدی ندارند ، ولی کلا‌‌ً حاوی اطلاعاتی در خصوص مشخصات کمی و کیفی کالا و بسته‌بندی آن ، قیمت واحد و کل کالا با قید مدت اعتبار ، و در صورت لزوم هزینه‌های مربوط به کرایه ، بیمه ، و شرایط پرداخت قیمت کالا می‌باشند. از لحاظ مقررات ایران ، این سند باید معتبر و حاوی اطلاعات زیر باشد:

– نام و نشانی پستی و تلگرافی و شماره‌های فاکس و تلفن فروشنده.
– نام و نشانی سفارش دهند.
– شماره و تاریخ صدور.
– مدت اعتبار.
– مشخصات کامل کالا و شمارۀ تعرفه گمرکی سیستم هماهنگ‌‌شده و در صورت استاندارد بودن کالا شمارۀ استاندارد و نام مؤسسه استاندارد مربوطه.
– واحد اندازه‌‌گیری (به‌‌نحوی که برای اندازه‌‌گیری مقدار کالا در تجارت بین‌المللی مرسوم باشد).
– تعداد کالا.
– قیمت واحد کالا بر مبنای FOB و C&F.
– قیمت کل کالا بر مبنای FOB و C&F .
– نوع ارز.
– نام تولیدکننده و کشور تولیدکننده کالا.
– وزن کالا (خالص و ناخالص).
– مشخصات بسته‌بندی و علامت‌گذاری کالا.
– شرایط و مدت تحویل.
– شرایط و نحوه و وسیله و مبداء و مقصد حمل.
– شرایط پرداخت.
– اظهارات و تعهدات فروشنده مبنی بر صحت مندرجات پیش‌‌فاکتور و اینکه قیمت‌ها مقطوع بوده و هیچ نوع معاملۀ دیگری در ارتباط با پیش‌‌فاکتور پیشنهادی که سفارش‌دهنده یا اشخاص ثالث (حقیقی یا حقوقی) در آن ذی‌‌نفع باشند ، انجام نگرفته و نخواهد گرفت. (البته باید متذکر شد در مواردی‌‌که حمل کالا به عهدۀ سفارش‌دهنده باشد ، فروشنده سند مزبور را با رعایت این موضوع تنظیم خواهد کرد).

به محض قبول پیش‌‌فاکتور از جانب سفارش‌دهنده ، قرارداد فروش براساس شرایط مقرر در این سند شکل می‌گیرد. فروشنده به‌‌هنگام ارسال کالا ، جزئیات پیش فاکتور پذیرفته‌‌شده را عیناً به سیاهۀ تجاری (فاکتور) منتقل می‌کند. گاه از وی تقاضا می‌شود در سیاهۀ تجاری گواهی نماید که کالای موضوع این سند مطابق پیش‌‌فاکتور می‌باشد. بنابراین تنها تفاوت صوری پیش‌‌فاکتور با سیاهۀ تجاری کلمۀ(پروفورما) است که بر روی آن چاپ شده است.

علاوه بر کاربرد پیش‌‌فاکتور در سفارشات خارجی ، از این سند در مناقصه‌های بین‌المللی نیز استفاده می‌شود. فروشنده ممکن است پیش‌‌فاکتور را به‌‌عنوان پشتوانۀ پیشنهاد خود برای شرکت در مناقصه به‌کار برد تا در صورت پذیرش آن از جانب خریدار ، مناقصه را ببرد. در حالت دیگر ، فروشنده می‌تواند پس از قبول دعوت برای شرکت در مناقصه ، ضمن ارسال پیش‌‌فاکتور (بدون ذکر قیمت) جهت خریدار ، از وی بخواهد قیمت پیشنهادی را عرضه دارد. در صورت قبولی فروشنده ، این پیشنهاد به شکل یک قرارداد فروش درخواهد آمد.